Consumabilele de birou în proiectele finanțate: ce verificați la hârtie, papetărie, toner și cartușe, de la proveniența fibrei la cartușele goale

Hârtia de copiat, plicurile, caietele, dosarele, instrumentele de scris, rolele termice, tonerul și cartușele noi cumpărate pentru un proiect sau pentru o instituție: ce cer regulile europene și românești și ce dovezi cereți de la ofertă până la predarea deșeurilor.

Categorie: DNSH, Imunizare Climatică · Elaborat: 2 noiembrie 2026 · Verificări legislative: 2 noiembrie 2026

Informațiile reflectă legislația verificată la 2 noiembrie 2026. Legislația se modifică; verificați forma în vigoare înainte de utilizare.

În acest articol:

1. Prin procedură, autoritățile contractante nu atribuie hârtia de copiat și consumabilele de imprimare la prețul cel mai scăzut, cu o singură excepție. → Achizițiile verzi
2. „Compatibil” nu spune ce cumpărați: cartușul poate fi nou, refabricat, reumplut sau chiar contrafăcut. Comparați prețul pe pagină. → Tipurile de cartușe
3. De la 30 decembrie 2026, hârtia, plicurile și caietele intră sub regulamentul privind produsele fără defrișări. → Hârtia și fibra

De ce merită atenție consumabilele de birou

Consumabilele par o cheltuială minoră, dar se cumpără repetat, de multe ori în pachete mici, și se transformă repede în deșeuri. Un proiect finanțat le cumpără pentru echipa de implementare, pentru instruiri sau pentru dotarea inițială a unui sediu.

Articolul acoperă trei familii de bunuri noi. Prima este hârtia de copiat și hârtia grafică, adică hârtia goală, în coli sau role, pentru scris, imprimat sau prelucrat. A doua este papetăria: plicuri, caiete, registre, dosare, instrumente de scris și adezivi, inclusiv rolele de hârtie termică pentru case de marcat.

A treia sunt consumabilele de imprimare: recipiente și cartușe de toner sau de cerneală. Imprimantele, bateriile și produsele de curățenie au reguli proprii și nu sunt analizate aici.

Problemele apar, de regulă, în trei locuri. Oferta spune „eco”, dar nu arată ce acoperă. Cartușul este ales numai după preț, fără randament. Cartușele goale și hârtia ajung la un loc cu celelalte deșeuri.

Ce înseamnă DNSH pentru consumabilele de birou și ce se verifică

DNSH („do no significant harm”) este principiul potrivit căruia o activitate finanțată nu trebuie să prejudicieze semnificativ cele șase obiective de mediu ale UE ^{[S14, S15]}. Taxonomia UE este sistemul european care clasifică activitățile economice durabile și le fixează criterii tehnice.

Cumpărarea consumabilelor de birou nu este o activitate cu criterii proprii în Taxonomie ^[S16]. Mai mult, descrierea activității de reparare, recondiționare și refabricare (activitatea 5.1 din anexa privind economia circulară) exclude expres înlocuirea consumabilelor, cum sunt cerneala și cartușele de toner ^[S17]. De aceea, justificarea DNSH se sprijină pe legislația produsului și a deșeurilor și pe cerințele de achiziție. Orientările tehnice DNSH ale Comisiei, scrise pentru Mecanismul de redresare și reziliență, rămân un reper de metodă ^[S21]; analiza se face proporțional cu valoarea și cantitatea (recomandat).

Hârtia și fibra. Până la 30 decembrie 2026 se aplică regulamentul privind lemnul (EUTR), care cuprinde pasta și hârtia din capitolele 47 și 48 ale Nomenclaturii combinate, adică ale clasificării vamale a UE ^[S4]. De la această dată se aplică regulamentul privind produsele fără defrișări (EUDR): hârtia, cartonul și articolele din acestea se pun pe piață numai dacă nu provin din defrișări, au fost obținute legal și sunt acoperite de o declarație privind diligența necesară (documentul prin care operatorul arată că a verificat riscul) sau de o declarație simplificată, sub rezerva excepțiilor ^[S3].

Amânarea până la 30 iunie 2027 pentru microîntreprinderi și întreprinderi mici nu se aplică produselor aflate deja sub EUTR, deci nici hârtiei. Hârtia obținută înainte de 29 iunie 2023 și introdusă pe piață de la 30 decembrie 2026 rămâne sub EUTR până la 31 decembrie 2029 ^[S3]. Produsele introduse pe piață înainte de data de aplicare rămân în afara obligațiilor noi, dacă există dovada acestei date ^[S27].

Obligațiile privesc operatorii (cine pune primul produsul pe piață), operatorii din aval (cine fabrică din produse deja acoperite, de exemplu caiete din hârtie) și comercianții (cine pune produsul mai departe la dispoziție). Nu privesc instituția sau firma care cumpără de la un furnizor din UE pentru propria folosință; aceasta poate cere prin contract informațiile, ca să le aibă la dosar. Cine importă direct hârtia pentru propria activitate comercială devine operator ^{[S3, S27]}.

Nu intră în regulament produsele obținute integral din deșeuri de hârtie recuperate; dacă hârtia conține și fibre noi, partea respectivă rămâne sub regulament ^{[S3, S27]}. Produsele tipărite din capitolul 49 au fost scoase din listă ^[S3].

Cartuș original, compatibil, refabricat, reumplut sau contrafăcut: ce cumpărați, de fapt

„Compatibil” este un termen comercial: spune că produsul încape în imprimantă, nu cum a fost fabricat. Criteriile UE de achiziții verzi folosesc alte categorii, care schimbă documentele cerute ^[S23]:

• Nou fabricat — de producătorul echipamentului original sau de alt producător.
• Refabricat — folosit cel puțin o dată, colectat la sfârșitul vieții și readus la starea și performanța inițiale sau mai bune, de exemplu prin înlocuirea pieselor uzate și umplerea cu toner sau cerneală nouă; se vinde cu aceeași garanție ca unul nou.
• Reumplut — folosit și umplut din nou cu toner sau cerneală.
• Contrafăcut — nou, fabricat de un terț, dar purtând ilegal marca producătorului echipamentului.

Refabricarea nu este un motiv de excludere: criteriile UE o sprijină. Decizia se ia pe calitate dovedită și pe randament, adică numărul măsurat de imagini pe care le produce cartușul, declarat după o metodă precum ISO/IEC 19752, ISO/IEC 19798, ISO/IEC 24711 sau DIN 33870 ^[S23].

Comparați prețul pe pagină, pe aceeași metodă de măsurare. Exemplu ipotetic: un cartuș de 300 de lei cu 3.000 de pagini costă 0,10 lei pe pagină, iar unul de 150 de lei cu 1.000 de pagini costă 0,15 lei pe pagină. Cartușul „mai ieftin” este, de fapt, mai scump.

Clima de mâine: umezeală, căldură în depozit și livrări întrerupte

Imunizarea climatică (în Regulamentul (UE) 2021/1060, „imunizare la schimbările climatice”) înseamnă ca infrastructura să nu rămână vulnerabilă la efectele schimbărilor climatice pe termen lung, respectând principiul „eficiența energetică înainte de toate”, iar emisiile de gaze cu efect de seră ale proiectului să fie compatibile cu obiectivul de neutralitate climatică pentru 2050 ^{[S15, S22]}.

Obligația formală privește investițiile în infrastructură cu o durată de viață preconizată de cel puțin cinci ani ^[S15]. Consumabilele nu sunt o astfel de investiție, așa că nu au un studiu propriu. Rămâne o verificare simplă de adecvare, proporțională cu cantitatea cumpărată.

Atenuare — adică mai puține emisii. Contează câtă hârtie și câte cartușe consumă organizația: imprimarea față-verso, mai multe pagini pe coală, hârtia cu fibre recuperate și cartușele cu randament mare. Adaptare — adică rezistență la condițiile viitoare. Hazardurile relevante aici, adică fenomenele climatice care pot provoca pagube, cu măsuri recomandate, nu cerințe legale:

Pentru decizia reală lipsesc condițiile spațiului de depozitare și ritmul de consum, care țin de fiecare organizație. Articolul nu dă temperaturi sau proiecții locale, fiindcă nu depind de produs, ci de amplasament.

Substanțe, deșeuri, calitate: celelalte reguli care contează

• Hârtia termică — bisfenolul A nu se introduce pe piață în hârtie termică în concentrații de 0,02 % din greutate sau mai mari, după 2 ianuarie 2020 (obligatoriu legal, regulamentul REACH privind substanțele chimice) ^[S1]. Bisfenolul S nu intră sub această rubrică, dar se află pe Lista candidată a substanțelor care prezintă motive de îngrijorare deosebită ^[S24]. Peste 0,1 % din greutate în articol, se aplică obligația de informare de mai jos; întrebați ce substanță conține stratul termic (recomandat).
• Tonerul, cerneala, adezivii, corectoarele — furnizorul dă o fișă cu date de securitate când amestecul îndeplinește criteriile legale, iar eticheta arată pericolele, potrivit regulamentului CLP privind clasificarea și etichetarea ^{[S1, S2]}. Lipsa fișei nu înseamnă automat o problemă, dacă amestecul nu este clasificat; pentru unele amestecuri neclasificate, fișa se dă la cerere.
• Articolele cu substanțe din Lista candidată — furnizorul transmite informații, cel puțin denumirea substanței, când concentrația depășește 0,1 % din greutate (REACH, art. 33) ^[S1].
• Papetăria pentru consumatori — produsele destinate consumatorilor sau susceptibile să fie folosite de ei intră sub regulamentul privind siguranța generală a produselor; producătorul își indică numele și datele de contact pe produs sau, unde nu se poate, pe ambalaj ori într-un document însoțitor ^[S5].
• Cartușele cu electronică — când intră sub regimul echipamentelor electrice și electronice, producătorul lor figurează în registrul național al producătorilor ^[S9]; criteriile UE recomandă să cereți dovada ^[S23].
• Compatibilitatea — criteriile UE cer ca echipamentele și actualizările lor de program să nu blocheze cartușele refabricate; pentru cumpărătorul care are deja imprimante, testul practic este proba pe modelul existent (recomandat) ^[S23].
• Hârtia și imprimanta — criteriile UE cer ca imprimanta să poată procesa hârtie reciclată care îndeplinește cerințele standardului EN 12281 ^[S23]; criteriile pentru hârtie prevăd și o probă, pentru testare pe echipamentele instituției (recomandat) ^[S25].
• Ambalajele — regulamentul UE privind ambalajele se aplică de la 12 august 2026, cu obligații pentru operatorii economici ^[S6]; cumpărătorul predă separat ambalajele rămase, potrivit legii deșeurilor ^[S11].

Hârtie, papetărie, role termice, instrumente de scris sau cartușe: ce verificați la fiecare

Exemple practice: cum arată greșeala și cum arată varianta corectă

Situațiile de mai jos sunt ipotetice.

Primărie: hârtie de copiat atribuită la prețul cel mai scăzut

Greșeala. Printr-o procedură simplificată (procedură de atribuire pentru contracte sub pragurile europene), autoritatea cumpără hârtie pentru un an, cu criteriul „prețul cel mai scăzut”. Documentația cere doar „hârtie ecologică”.

Varianta corectă. Atribuirea se face după cel mai bun raport calitate-preț, cu ponderea prețului de cel mult 40 %. Factorii de mediu se aleg din anexa ordinului pentru hârtie, cu punctajul stabilit în documentație.

Verificarea decisivă. Criteriul de atribuire și ponderile din documentație, comparate cu „Oferta cu dovezile pentru factorii de evaluare”.

Asociație finanțată: cartușe „compatibile” fără randament

Greșeala. Proiectul cumpără cele mai ieftine cartușe găsite, fără să afle dacă sunt noi sau reumplute. Pagina de produs nu dă randamentul, iar imprimanta nu le recunoaște.

Varianta corectă. Cererea de oferte cere tipul cartușului, randamentul și metoda de măsurare, standardul de calitate și proba pe modelul de imprimantă existent, plus preluarea cartușelor goale.

Verificarea decisivă. „Documentația randamentului și a calității cartușului”, pentru codul livrat, și prețul pe pagină.

Firmă privată: siglă de pădure pe top, fără certificat

Greșeala. Oferta arată o siglă pe ambalaj și spune „hârtie certificată”. Nimeni nu întreabă cine deține certificatul și dacă acoperă produsul livrat.

Varianta corectă. Se cere certificatul lanțului de custodie al furnizorului, cu produsul menționat pe factură sau un alt mijloc de probă echivalent. Pentru hârtia introdusă pe piață de la 30 decembrie 2026, contractul cere și informațiile privind diligența necesară.

Verificarea decisivă. „Dovada originii fibrei”, comparată cu factura și ambalajul.

Instituție publică: cartușe goale aruncate la gunoi

Greșeala. Birourile au recipiente separate pentru hârtie, dar cartușele goale ajung în coșul comun. Contractul de furnizare nu spune nimic despre ele.

Varianta corectă. Contractul prevede preluarea gratuită, recipiente pentru acumulare și raportarea cantităților trimise la reutilizare și reciclare, la predările grupate. Cantitățile de hârtie intră în registrul instituției.

Verificarea decisivă. „Angajamentul de preluare a cartușelor uzate” și „Registrul și contractul de predare a deșeurilor”.

Achiziții publice verzi: ce scrieți în caietul de sarcini

Achizițiile publice verzi înseamnă cumpărarea, cu bani publici, de produse și servicii cu impact redus asupra mediului pe durata ciclului de viață. „Hârtia de copiat și hârtia grafică” și „Echipamentele de procesare a imaginii, consumabilele pentru echipamente de procesare a imaginii” sunt categorii din anexa nr. 2 la normele aprobate prin HG nr. 395/2016 ^{[S19, S20]}.

Pentru contractele acestor categorii, atribuite prin procedură de autorități contractante, adică de instituțiile și organismele care aplică legea achizițiilor publice:

• prețul cel mai scăzut și costul cel mai scăzut nu pot fi criteriu de atribuire, cu excepția negocierii fără publicare prealabilă (procedură fără anunț public), atunci când produsele pot fi furnizate numai de un anumit operator economic ^[S18];
• ponderea prețului este de cel mult 40 % ^[S19];
• factorii de evaluare din secțiunea I a anexei ordinului ANAP (Agenția Națională pentru Achiziții Publice) cumulează cel puțin 40 % din componenta tehnică; ordinul permite fie un sistem cu factori de mediu de 60 %, fie ponderea minimă completată cu alți factori de evaluare ^[S20].

La achiziția directă (cumpărarea fără procedură, sub pragul legal), criteriile ecologice „pot fi utilizate” ^[S20]. ANAP a arătat că, sub pragul achiziției directe, calculat la nivel de an bugetar, autoritatea poate folosi orice modalitate de departajare ^[S26].

Papetăria finită — caiete, calendare, manuale — nu intră în categoria hârtiei din ordin; aceasta privește hârtia goală ^[S20]. Rolele de hârtie termică nu sunt numite în anexă, așa că încadrarea lor se verifică la fiecare achiziție.

Ordinul se aplică și entităților contractante din sectoarele de utilități, pe temeiul legii achizițiilor sectoriale și al normelor ei ^[S20]; ponderile lor se verifică în acele norme. Beneficiarii privați aplică procedura stabilită prin finanțare și pot folosi aceste criterii ca reper tehnic.

Specificații minime — cerințele pe care orice ofertă trebuie să le îndeplinească

• Hârtie: procent minim de fibre recuperate sau originea legală a fibrelor noi.
• Hârtie: lipsa albirii cu clor elementar (clor gazos), dacă este justificată.
• Cartușe: randament declarat, cu metoda de măsurare, și un standard de calitate recunoscut.
• Cartușe: proiectare care nu limitează reutilizarea sau refabricarea.

Dovezi și echivalențe — ce acceptați ca probă

• O etichetă ecologică de tip I (certificată de o terță parte) este o probă, dar trebuie acceptate și etichete echivalente sau un dosar tehnic, în condițiile legii ^[S18].
• Certificatele de lanț de custodie FSC sau PEFC (sisteme de certificare a gestionării pădurilor) ori dovezi echivalente, pentru originea fibrei.

Factori de evaluare — ce aduce puncte în plus

• Pentru hârtie: procent mare de fibre recuperate, hârtie fără clor, fibre din păduri gestionate durabil ^[S20].
• Pentru cartușe: material puțin raportat la paginile produse, ușurința refabricării, un serviciu de reutilizare și reciclare ^[S23].

Clauze de executare și recepție — ce se întâmplă după semnarea contractului

• Produsul livrat corespunde documentelor din ofertă; orice înlocuire se aprobă.
• Preluarea gratuită a cartușelor goale, cu raportarea cantităților reutilizate și reciclate, la predările grupate ^[S23].
• Furnizarea garantată a consumabilelor pentru echipamentele păstrate în uz, pe durata contractului ^[S23].

Documentele pe care le cereți și le verificați

Un document este obligatoriu numai în situația descrisă; listele arată ce cereți furnizorului la ofertă și la livrare.

Documente obligatorii în condițiile aplicabile

• Oferta cu dovezile pentru factorii de evaluare — în procedurile pentru hârtie și consumabile de imprimare ale autorităților contractante: arată cum se îndeplinește fiecare factor punctat ^{[S18, S20]}.
• Fișa cu date de securitate — la livrare, pentru toner, cerneală sau adeziv, când amestecul îndeplinește criteriile legale ^[S1].
• Informațiile privind substanțele din Lista candidată — la livrare, când articolul conține o asemenea substanță peste 0,1 % din greutate ^[S1].
• Identificarea producătorului pe produs — la recepție, pentru produsele destinate consumatorilor sau susceptibile să fie folosite de ei ^[S5].
• Registrul și contractul de predare a deșeurilor — pentru instituțiile publice: contractul cu operatorul autorizat și registrul cantităților colectate selectiv ^[S12].

Documente recomandate și probe suplimentare

• Dovada originii fibrei — obligațiile legale privesc lanțul de aprovizionare: operatorii exercită diligența necesară, iar comercianții păstrează datele furnizorilor și numerele de referință ^{[S3, S4]}; cumpărătorul obține dovada prin contract (Recomandat).
• Dovada procentului de fibre recuperate sau eticheta ecologică — pentru produsul livrat; arată performanța declarată (Recomandat).
• Documentația randamentului și a calității cartușului — pentru fiecare cod; permite compararea prețului pe pagină (Recomandat).
• Angajamentul de preluare a cartușelor uzate — fără cost, cu evidența reutilizării și reciclării (Recomandat).
• Dovada înregistrării producătorului de cartușe — pentru cartușele cu electronică, care intră sub regimul echipamentelor electrice și electronice (Recomandat).
• Declarația privind stratul termic — pentru role: bisfenol A sub 0,02 % din greutate și substanța folosită în loc (Recomandat).

Consumabilele vândute legal nu sunt automat conforme DNSH

Faptul că o hârtie sau un cartuș se găsește legal la vânzare arată, cel mult, că produsul poate fi pus pe piață. Nu spune cât material consumă pe pagină, dacă fibra a fost certificată, dacă organizația predă separat deșeurile sau dacă achiziția respectă regulile procedurii.

La fel, o etichetă ecologică dovedește criteriile ei, nu întreaga achiziție. Un cuvânt ca „eco”, „verde” sau „reciclabil”, fără dovadă, nu dovedește nimic. Invers, lipsa unui document primit nu demonstrează singură un prejudiciu: este un motiv să cereți clarificări. Concluzia DNSH se scrie pentru achiziția concretă, cu documentele produsului livrat și cu dovada gestionării deșeurilor.

Atenție: riscuri, greșeli și consecințe

• Criteriu de atribuire nepotrivit — în procedură, prețul cel mai scăzut pentru hârtie sau cartușe contravine regulii speciale; documentația poate fi contestată sau criticată la verificare. Verificați criteriul înainte de publicare.
• Cartuș contrafăcut — marca falsă înseamnă un produs fără garanția titularului și fără date sigure despre conținut. Cereți originea și verificați codul.
• Hârtie introdusă pe piață de la 30 decembrie 2026, fără informații despre origine — furnizorul poate să nu aibă dreptul să o pună la dispoziție, iar livrarea se poate întârzia. Prevedeți informațiile în contract.
• Cartușe goale în coșul comun — dacă tonerul sau cerneala sunt periculoase, ajung într-un flux nepotrivit, iar dovada pentru DNSH poate lipsi. Stabiliți preluarea odată cu achiziția.
• „Eco” fără dovadă — evaluatorul nu poate lega afirmația de produs; cheltuiala nu devine automat neeligibilă, dar justificarea rămâne slabă. Cereți documentul pe codul livrat.
• Depozit umed — hârtia deteriorată se înlocuiește și se transformă în deșeu. Verificați spațiul înainte de a cumpăra stocul.

Pe scurt: trei verificări înainte de decizie

Întâi, regula de cumpărare: procedură sau achiziție directă, și ce criteriu se aplică pentru hârtie și cartușe. Apoi, produsul real: procentul sau originea fibrei, tipul și randamentul cartușului, substanțele pentru rolele termice și pentru toner. La final, ce se întâmplă după folosire: colectarea separată a hârtiei și preluarea cartușelor. Dacă aveți un proiect concret, cardul de analiză personalizată de sub orientare vă arată ce putem pregăti.

Orientare DNSH preliminară pentru situația dumneavoastră

Legislație, surse și limitele articolului

Autor: Ilariana-Maria JORS

Articolul exprimă opinia profesională a autorului, are caracter informativ și nu constituie consultanță juridică. Pentru situații concrete, vă recomandăm o analiză dedicată.

Autor: Ilariana-Maria JORS — EthicPro Consulting®. Publicat: 2026-11-02. Actualizat: 2026-11-02. Sursa: https://www.ethicpro-mediu.com/resurse/consumabile-birou-dnsh-achizitii-verzi